HSC: la piattaforma QuoParts® integrata con Quonnect® per gestire le richieste su WhatsApp

Pioniera dell’integrazione dell’Intelligenza Artificiale nei software destinati al settore della distribuzione automotive e prima a progettare, lanciare e commercializzare sul territorio italiano piattaforme e sistemi gestionali innovativi, HSC oggi ha fatto un ulteriore balzo in avanti.

Il team di sviluppatori, che due anni fa ha fatto nascere QuoParts®, ha integrato la piattaforma interconnessa per distributori, ricambisti e autoriparatori basata sull’IA con Quonnect®, prodotto innovativo per gestire richieste e preventivi che arrivano via WhatsApp.

Ma partiamo dall’inizio…

Un po’ di storia

HSC è una società di engineering specializzata in gestionali, che nei suoi 45 anni di attività – dagli albori dell’informatica – ha saputo fidelizzare i suoi clienti con soluzioni innovative su misura e capaci di fare la differenza anche nel complesso mondo dei ricambi.

Dai primi prodotti in Cobol, passando per le applicazioni B2B, i database tecnici e gli ERP, l’azienda si è da sempre distinta per la volontà di sviluppare soluzioni capaci di trasformare nel profondo i vari processi aziendali e far crescere i clienti.

Facendo tesoro degli applicativi sviluppati per il mondo delle fabbriche, HSC ha declinato il suo know-how anche in soluzioni ERP per distributori e ricambisti strutturati, come l’ultima release di Giove® 2026.

E oggi, è tempo di QuoParts® e Quonnect®.

Flusso operativo unico con QuoParts® e Quonnect®

QuoParts® è un’innovativa piattaforma interconnessa per distributori, ricambisti e autoriparatori che sfrutta l’intelligenza artificiale in molte delle sue funzioni, consentendo a tutti gli attori della filiera di lavorare in sinergia in un unico flusso operativo.

“La piattaforma sfrutta la combinazione di una soluzione “nativa” di intelligenza artificiale con una potente AI di mercato, consentendo non solo di individuare tutti i ricambi necessari per una riparazione (e relative opzioni aftermarket), ma anche di migliorare e semplificare il flusso di lavoro ricambista/riparatore e tutti i processi decisionali, riducendo tempi ed errori”, spiega Edoardo Buccicone, Key Account Manager di HSC.

“A QuoParts® è stato inoltre affiancato Quonnect®, progettato per risolvere uno degli aspetti più impegnativi per un ricambista: la gestione delle richieste/preventivi che arrivano via WhatsApp”.

Con Quonnect®, un messaggio del meccanico viene infatti automaticamente trasformato in una richiesta strutturata all’interno del sistema QuoParts®. Non più quindi una disordinata “cascata” di foto e messaggi WhatsApp, vocali, telefonate, mail, ma un sistema che, tramite l’AI, è capace di comprendere tutti questi input, accorparli in un’unica precisa richiesta immessa nel sistema e generare un preventivo in PDF che viene poi inviato al meccanico per l’accettazione e conversione diretta in ordine.

Il preventivo può essere poi cercato in ogni momento “per data” o “per targa” per essere lavorato e “rifinito” dal ricambista; a quel punto, una volta inviato e accettato dal meccanico, si trasformerà in un ordine inserito automaticamente nel sistema.

Il preventivo può essere inoltre gestito con codice CUP e codice CIG, operando quindi con i codici di apertura della pratica di flotte, network e pubblica amministrazione.

Grazie a questo applicativo, anche un piccolo ricambista può fornire preventivi e documenti strutturati.

L’assistente FIXY® e la gestione dinamica del preventivo

Il cervello del sistema è FIXY®, l’assistente AI che guida l’operatore passo-passo identificando i ricambi in base a targa/VIN, proponendo le opzioni di prodotto a disposizione, le varie note (trascrivendo anche i vocali inviati dai meccanici su WhatsApp).

Indipendentemente dal canale di entrata (ordine su WhatsApp, telefonata al banconista con inserimento manuale), l’operatore si troverà sempre di fronte alla schermata aggiornata, visualizzando codice e prezzo dell’originale, brand aftermarket a disposizione (con marca, codice, descrizione, giacenza, prezzo e scontistica, editabile anche manualmente).

Oltre a richiedere eventuali dati mancati, il sistema segnala anche in automatico se una richiesta non è stata completata, eliminando il rischio di inviare preventivi parziali.

Altro plus è la gestione dinamica delle modifiche in corso d’opera.

“Se il meccanico richiede un ulteriore ricambio mentre il preventivo è già in lavorazione, non è necessario creare nuove richieste o duplicare documenti: l’assistente FIXY® recupera la pratica/dati veicolo e consente di integrare nuovi articoli in tempo reale, anche tramite suggerimenti intelligenti”, sottolinea Buccicone.

La piattaforma è progettata per adattarsi a qualsiasi organizzazione ed è integrabile con altri web services. Può essere utilizzata direttamente dai banconisti o da altre risorse dell’organizzazione, visto che bastano poche ore per essere operativi nella lavorazione delle richieste più semplici.

È inoltre possibile specificare un intervento, ad esempio il tagliando, e l’AI genera un preventivo completo di tutti i prodotti necessari con le varie opzioni/disponibilità.

Il ricambista può inoltre dare alle sue officine/carrozzerie più evolute una “versione clienti” di QuoParts® a lui collegata, consentendo di far interagire direttamente gli autoriparatori con l’assistente FIXY® e arrivando ad una richiesta preventivo già strutturata.

Tracciabilità e qualità del dato

Tutto questo apre al ricambista la possibilità di un vero e proprio “multitasking” operativo. È infatti possibile lavorare più richieste contemporaneamente, lasciandone alcune in background e aprendone altre senza perdere informazioni.

“Ciò consente di gestire un volume di richieste nettamente superiore, anche il doppio, mantenendo precisione e tracciabilità. Ogni interazione – chat, foto, note vocali, conferme – rimane infatti archiviata, creando una “tracciabilità totale” che tutela il ricambista e riduce drasticamente errori e possibili contestazioni”, spiega Buccicone.

Anche nella gestione della carrozzeria il sistema dà il meglio. Partendo dalla descrizione del veicolo incidentato (con eventuale foto), il sistema individua i danni e propone automaticamente i componenti coinvolti, restituendo codici originali, prezzi, referenze aftermarket disponibili o, se non presenti, ordinabili da altri distributori/fornitori.

Tutti i risultati ottenuti nei processi di identificazione articolo sono garantiti dalla eccellenza del dato, che HSC può assicurare grazie alla partnership con Kromeda, la banca dati di riferimento del settore.

Massima continuità operativa

Molto importante anche l’aspetto della continuità operativa: ogni richiesta può essere presa in carico in ogni momento da qualsiasi operatore senza perdita di informazioni.

Il sistema rende esplicito chi sta lavorando su cosa, consentendo una gestione fluida anche da parte di personale meno esperto grazie alla guida dell’assistente AI e all’intuitività dell’interfaccia.

La visibilità in tempo reale dello stato delle richieste – che consente sia lato ricambista sia lato riparatori di vedere immediatamente se il preventivo è nuovo, in lavorazione o da approvare – ha inoltre il grosso vantaggio di eliminare telefonate e solleciti, con un forte aumento della produttività.

Oltre a snellire i processi, QuoParts® diventa anche un fondamentale strumento di monitoraggio. Attraverso dashboard di business intelligence, il sistema rende infatti visibili e “misurabili” dati fondamentali, ma spesso non sfruttati, come il numero di preventivi ricevuti, tassi di conversione, tempi di lavorazione, clienti più performanti, picchi di lavoro, ecc.

Il software si dimostra altamente configurabile sul modello distributivo: può essere adottato in white label da gruppi strutturati, ma anche attivato per singole ragioni sociali o utilizzato da consorzi e distributori con una rete di ricambisti collegati.

Il tutto mantenendo un controllo centralizzato sulle disponibilità di magazzino, brand trattati, prezzi e le scontistiche.

Un unico ambiente di lavoro

L’integrazione di QuoParts® con le soluzioni B2B e l’ERP Giove® di HSC consente inoltre di operare in un unico ambiente dove tutti i processi confluiscono nello stesso carrello.

Il flusso diventa coerente dall’inizio alla fine: il meccanico chiede il ricambio giusto, il ricambista risponde in modo puntuale, il distributore riceve un ordine corretto.

Il sistema si completa con il modulo logistico atto alle attività di presa, spunta e ricezione della merce e con il software RiderGo® che ottimizza i percorsi delle consegne.

Oltre al tracciamento, il sistema suggerisce ritiri da fornitori, consegne multiple e resi lungo lo stesso percorso, applicando logiche tipiche del trasporto professionale al mondo dei ricambi.

Una funzionalità nata da esigenze reali, che “chiude il cerchio” tra ordine, magazzino e distribuzione fisica.